Na kim spoczywa obowiązek prowadzenia ksiąg handlowych?
Księgi handlowe prowadzone są w ramach pełnej księgowości i obejmują bardzo dokładne zestawienie wszystkich zdarzeń finansowych, jakie miały miejsce w przedsiębiorstwie. O obowiązku prowadzenia ksiąg handlowych mówi ustawa o rachunkowości art. 2 ust. 1.
Zgodnie z ustawą obowiązek ten dotyczy:
- Spółki handlowe – osobowe, kapitałowe i organizacje;
- Jednostki organizacyjne działające na podstawie prawa bankowego, przepisów o obrocie papierami wartościowymi oraz funduszy inwestycyjnych;
- Jednostki i zakłady budżetowe;
- Osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki partnerskie, spółki jawne pod warunkiem przekroczenia limitu przychodów 2 mln euro za poprzedni rok podatkowy.
Dopuszczalne jest także dobrowolne prowadzenie ksiąg handlowych. Wiele przedsiębiorstw decyduje się na taką formę, nawet jeśli nie jest to obowiązek, ponieważ dzięki księgom wszystkie procesy finansowe w firmie są przejrzyste. Poza tym księgi ułatwiają prowadzenie polityki finansowej.
Co zawierają księgi handlowe?
Zgodnie z ustawą o rachunkowości księgi handlowe składają się z:
- Dziennika
- Księgi głównej
- Księgi pomocniczej
- Zestawienia obrotów i sald z obydwu ksiąg
- Inwentarza, czyli wykazu aktywów i pasywów
Zapisy w księdze handlowej muszą być dokonywane chronologicznie, rzetelnie i bezbłędnie. Każdy zapis musi mieć odzwierciedlenie w załączonych do księgi dokumentach handlowych. A zatem w księdze znajdują się informacje o wszystkich dochodach i rozchodach oraz działaniach finansowych wykonanych przez przedsiębiorcę. Zapisy w księdze stanowią podstawę do wyliczenia wysokości obciążeń podatkowych oraz corocznych sprawozdań finansowych. Obecnie księgi handlowe prowadzi się głównie w sposób elektroniczny.
